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管理者代表（以下簡稱“管代”）的作用是代表最高管理者對組織質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系（以下簡稱“QMS/EMS/OHSMS”）的建立、實施和保持進行策劃和管理。因此，管代既是組織體系建立、實施和保持的領導者、策劃者，又是活動的組織者、推進者，還是效果的督查者，改進的決策者，處理各種關系的協調者。從某種意義上講，管代作用發(fā)揮的好壞，直接決定著組織體系運行的成敗。

管代職責及工作任務

管代的職責歸納起來有四項：

一是管代的職責確保按標準要求建立，實施和保持體系；

二是確保向最高管理者報告體系業(yè)績和改進績效需求；

三是確保在整個組織內提高滿足顧客/法律法規(guī)/相關方要求的意識；

四是負責體系有關事宜的外部聯絡。

管代的任務歸納起來有四條：

一是深入學習和理解標準要求，做標準要求的明白者。

QMS、EMS、OHSMS三個標準為保證其管理要求適用于各種組織、各個行業(yè)，它非常言簡意賅。但內涵豐富，意寓深刻，僅從字面或一、二次解讀很難準確地理解其內涵、實質。隨著時間推移即組織建立、實施和保持的不斷深入，對標準條文不同階段都可能有不同程度的認識和理解。因此，作為體系運行的策劃者、推進者、督查者，首先應不斷加強學習，讀懂弄通標準，理解各項管理要求的內涵和實質，做標準要求的明白人，確保組織管理體系步入良性循環(huán)軌道，保持有效運行。

二是做體系建立、運行、改進的策劃者

在深刻理解標準各項要求的內涵和實質基礎上，充分結合本組織產品、生產、管理的特點和實際，首先抓好以下6個方面的策劃：

1) 目標建立、展開和測量的策劃，應當注意以下幾點：

一要突出重點：質量目標應主要考慮滿足產品要求所需的內容；環(huán)境/職業(yè)健康安全目標和指標應主要考慮法律法規(guī)及其他要求，自身重大環(huán)境因素/重大危險源及風險和相關方的要求。

二要體現持續(xù)改進、預防為主的承諾。

三要可測量：目標要盡可能量化、具體，可考核，可測量。切忌泛泛而談，“假、大、空”。

四要在相關職能和各層次分解展開。組織要實現總體（一級）目標，必須在相關職能和各層次上對總體目標進行了解展開，建立分目標（二級、三級、……），而且要求下一級目標要略高于上一級目標。

這就是通常說的即“橫向到邊，縱向到底”，“自上而下層層展開，自下而上層層保證”。這樣，只要組織內各層次的目標得以實現，就能確保總體目標的實現。五要定期考核、測量。組織總體目標，確定和各層次目標分解展開后，要定期對這些目標的實現情況進行考核、測量。完成的給予肯定，未完成的要求責任部門分析原因，采取措施，確保下期（月、季）達到。

2）職能分配的策劃。根據體系標準各要素（求）的內涵，結合組織內部機構的設置和工作任務，將標準中各要素（求）利用矩陣表對應地分配到相關職能部門。這不失為一個簡明有效的方法。一般而言，一個要素必須有一個且最好只有一個歸口部門，以避免“真空”和“重迭”、相互推諉、扯皮現象。《職能分配表》確定后，在各部門職責和權限中，對歸口要素必須有相應的描述，即用文字準確無誤地規(guī)定下來，避免《職能分配表》與文字描述相互不一致，接口不統一問題。

3）資源需求的策劃。作為管代，要隨時了解、掌握體系建立、實施、改進過程中資源配置情況，對存在缺口、瓶頸問題，及時地向最高管理者建議、報告，提出可行性方案，使之盡快得到解決。以確保法律法規(guī)、顧客、相關方及產品質量要求得到滿足。

4）建立必要的技術和管理作業(yè)文件的策劃。為統一各項作業(yè)活動標準，規(guī)范各崗位人員的管理行為，本著凡是缺少作業(yè)（指導）文件，就可能偏離方針和目標與指標的運行，就可能影響產品生產或服務提供過程或管理的有效運行和有效控制時，應編制并使用相關的作業(yè)（指導）文件的原則，管代應當做好統籌策劃，確定編制/建立哪些所必要的技術和管理作業(yè)文件。編制出來后，管代要嚴格審查把關，并發(fā)放有關部門、崗位人員付諸實施。對作業(yè)文件的要定期組織評審，不斷提高其適宜性，充分性和有效性。

5）重大改進活動/項目的策劃。如涉及質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的技術改進、技術改造、方針目標調整、管理職能變更、管理體系調整等活動/項目，管代都應首先做好策劃，制訂一個或多個具體方案，報最高管理者批準后實施。

6）內審和管理評審的策劃。管代要牽頭做好一年一度的實施內部審核和管理評審的策劃。一般相鄰兩次時間不得超過12個月。組織和督促職能部門做好前期準備工作，如內審員的培訓與組織，各部門輸入信息的提供，時間、地點的策劃，輸出結果處理的策劃等。

三是做體系運行、改進的組織者。

管代在體系文件的宣貫、實施、檢查與改進體系文件制定后，應組織抓好體系文件宣貫、培訓；組織實施、運行；和組織有關部門定期對體系文件的適宜性、充分性、有效性進行檢查和評審，對發(fā)現問題責成有關部門及時采取措施加以改進。并對改進效果跟蹤驗證。

在內部審核的組織實施中。管代首先對內審計劃的審查，包括對內審員資格與組成、時間及日程安排，審核部門與要素分配等；其次是親自組織或參加首、末次會議，樹立審核組威信；三是關注審核進程，掌握審核動態(tài)，及時協調、解決審核中發(fā)生的問題；四是對審核中開出的不符合報告責成有關責任部門在規(guī)定期限內整改，對整改效果實施跟蹤驗證。

在管理評審的組織實施中。管代一是抓好前期準備，即按標準或程序文件的規(guī)定將需要輸入內容及期限分別落實到有關職能部門，管代或委托歸口部門按期收集輸入資料，并進行匯總分析，特別是各部門對提出的改進建議的梳理匯總；二是組織召開管理評審會議，會議由最高管理者主持并最終做出管理評審結論和改進決定（措施）。但管代應對體系運行的績效、存在問題和改進建議作總結（綜合）性發(fā)言。三是抓好后期改進措施實施的組織和效果跟蹤驗證/評價。

管代還應對體系運行中重點過程進行監(jiān)視和評價。QMS重點過程包括重要合同，關鍵供應商，設計輸入與輸出，關鍵過程和特殊過程的能力，檢驗的充分性及有效性，產品質量分析，顧客信息分析及處置等。EMS和OHSMS重點過程包括：環(huán)境因素/危險源的識別與評價，法律與其他要求，目標和指標，管理方案，運行控制，應急準備和響應，監(jiān)視和測量等。

四是做體系持續(xù)改進的推進者。

為保證組織的管理體系持續(xù)改進，管代一要掌握第一手資料，進行必要的數據分析，發(fā)現其趨勢和規(guī)律，確定改進方向和措施。這些數據分析包括合同履行情況，供方供貨業(yè)績，關鍵特殊過程能力，產品一次交檢合格率，產品等級品率，顧客滿意度，顧客意見處理及時率、有效率等。二要及時組織開展改進活動。根據日常檢查和數據分析中發(fā)現的問題或潛在問題及改進機會，應及時組織相關部門制定、實施糾正措施或預防或改進措施，并對其效果進行跟蹤評價。

管代的工作方法

管代在履行職責和任務時，工作方法應注意四點：

1、了解現狀，掌握動態(tài)。作為管代，一定要經常到管理體系的歸口部門或現場，了解組織內部管理體系的現狀，熟知運行動態(tài)，為正確策劃、決策掌握準確的第一手資料。做體系運行的明白人。

2、溝通疏導，落實職能。管理體系的建立、運行和改進，是一項系統工程，涉及到組織內各級各部門各崗位等方方面面。要將這一系統工程中的各項職能、任務落實下去，管代必須要加強與各級各部門的溝通、交流、疏導，做過細的工作，統一意志、統一行動，使人人各盡其責，按章辦事。

3、組織實施，監(jiān)視評價。文件化管理體系建立后，長期大量的工作在于堅持不懈地貫徹實施，否則只能是一紙空文。而代表最高管理者對體系的建立、實施和保持進行策劃和管理的管代，理所當然應當成為貫徹實施的組織者、推進者、督查者。并在貫徹實施過程中，不失時機地對文件化體系及其實施的符合性、適宜性、充分性和有效性進行監(jiān)視和評價，及時地發(fā)現問題，解決問題，以保證體系持續(xù)、健康、有效的運行。

4、善于分析，勤于改進。要及時地把收集、掌握體系運行中各方面的數據信息進行分析，從中找出某些規(guī)律、趨勢、動向、存在問題和潛在問題（隱患），有針對性的采取糾正/預防/改進措施，不斷提高體系運行的符合性、適宜性、充分性和有效性。

總之，作為代表最高管理者對體系的建立、實施和保持進行策劃和管理的管理者代表，應當清醒地認識自己肩負的責任、權力和義務，認真履行職責，注意工作方法，突出工作重點，努力當好本組織管理體系有效建立、實施和保持的領導者、策劃者、組織者、督查者、協調者、推進者。做一名懂管理、精業(yè)務、熟體系、善疏導的合格稱職的、優(yōu)秀的管理者代表。