工具講解 | 豐田大野耐一圈詳細解讀
前任北美地區豐田汽車(Toyota)制造公司總裁箕浦照并,在豐田最早受到的教育是站在一個圓圈里。
某天早上箕浦照并—進工廠,就被主管立即要求:“站到那個圓圈里觀察作業流程和思考。”至于要看什么,則毫無交代。就這樣,箕浦照并在圈圈里連續站了 8 個小時。
晚餐時刻,主管回來了,問他看到了什么?“流程中有太多的問題…”,箕浦回答。
凝視現場,找出改善之道
這位在工廠地板畫圈圈的主管,正是豐田生產方式的創始人、前豐田汽車副社長―大野耐一;而這個圈圈,也因此名為“大野圈” ( Ohno Circle ) , 是豐田實踐現場主義最著名的表征。大野耐―認為,如果不充分了解實際情況,就不能解決問題不做出改善。
這份精神傳承至今,即使是豐田海外員工,也都會經歷大野圈的考驗。起初,當事人往往不明所以,但是當被問及“看到了什么”,“對于流程有什么看法”,“問題的真正原因為何”時,答不出細節不知所以然的當事人,就會明白自己對真實情況有多不了解、對自己的工作有多無知。
這就是大野圈真正的用意,要讓管理者通盤且徹底地掌握現場流程的細節,以找出問題的真正起因,進而做到確實的改善。“在制造業,資料固然重要,但我認為最重要的是‘事實’”,大野耐―強調。
不過,找出了有待改進之處,其實才是經理人考驗的開端。
選擇問題,比發現問題更重要
“為什么挑這個問題?”“你如何確定這個問題值得花心力和時間?”“為何:選擇這個問題,而非其他可能的問題?”,每當豐田的員工在發現問題后提出想法時,主管必定會這樣質問他們。
《實踐豐田模式》作者杰佛瑞,萊克(JefferyLiker)解釋,經理人在前往現場觀察發掘問題時,面臨的情況通常不是找不出問題,而是問題蜂擁而至,從飲水機出毛病、到幾年前發生過的老問題都有。若未妥善篩選不確認,很容易只是針對和實際狀況無關的旁枝末節,草率隨機地做改善,結果行動做完了,卻未達到預期結果,徒然浪費時間。
反復詰問的目的是要仔細思考及評估問題對顧客、員工及公司的影響,并且研判解決問題的益處。經理人必須把所有問題排列,進行輕重緩急的權衡,重要者先處理,輕微者則交代出去,以免落入追求短期績效的陷阱,而無法長期維持改善后的成果。
尋找問題根源,不囿于自身經驗
由上可知,辨識“真正重要的問題”和觀察現場同樣重要。人們往往習于從自身的經驗、立場來看問題(例如會計部門偏重成本問題、采購部門則在乎供應鏈),但這可能都只是問題之一,而不是“真正的問題”。
區辨問題時,豐田會要求主管依據安全性、品質、生產力、成本等基本續效指標,進行全盤思考。這是希望經理人不要只看眼前的事實,而局限了可能的解決方法,誤認了問題的整體影響程度。透過在更大的背景脈絡中思考,正可以協助辨識出真正的問題。
找出了問題的癥結后,豐田會以下列 3 個標準做檢測:
重要性:在顧客滿意度、部門和公司目標的整體考量下,此問題的重要性為何?以生產制造部門來說,“安全性問題”當然是最重要的。
急迫性:有哪些事宜的期限會受到此問題影響?若未能及時完成,后果如何?
未來傾向:此問題是愈來愈糟、漸有改善或維持原狀?在進行比較時,必須考慮到是否需要處理及解決每個問題。
能夠理解并顯示出問題的后續影響,是經理人在“選擇問題”時最重要的思考。如此,便能確保資源分配、問題解決的先后順序,集中在最重要、最有價值的問題上。
豐田實施的現場主義,“觀察現場”只是手段,最終目的在于激發深度的思考做決定。“一提到品質,就應該馬上看出哪里不合格;一提到數量, 就應該立刻說出是按計劃進行,還是落后于計劃。如果能做到這樣,問題就能立刻查明,大家就能想出改革方案。”大野耐一這番話,充分傳遞了豐田貫徹現場主義的用意。
從本質上來講,精益生產是一種最大限度降低企業生產所需要的資源、降低企業運營成本為目標的生產模式。它根據市場不同的需求變化,靈活地、快速的調整生產目標,并依靠精密細致的管理,組織進行生產,從而“徹底排除浪費”現象,防止因生產過量造成企業利潤的降低。
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